Crash Kurs – Prüfung des Finanzwesens in SAP® – Teil I: Grundlagen

Grundsätzlich leitet sich eine Prüfung des SAP® Systems, speziell des Moduls FI, aus den gesetzlichen Grundlagen ab. Mit der Einführung des Handelsrechts anno 1886 wurden bereits die ersten GoB definiert. Anlässlich der EG-Harmonisierung, im Jahre 1985, erfolgte die gesetzliche Verankerung der Rechnungslegungsvorschriften. Im Zuge der Adaption an die Entwicklung der Informationssysteme wurden 1995 die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) veröffentlicht, bei denen
es sich um eine Präzisierung der GoB hinsichtlich des DV-Einsatzes handelt.
Ihre Ausarbeitung, die sukzessiv zu den heute gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführung) führte, erfolgte durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Eschborn.

Der Weg zum Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme ist juristisch durch die AO und das HGB geebnet. Hier erfolgt eine ergänzende Manifestierung der handels- und steuerrechtlichen Mindestanforderungen an selbige. Die Grundvoraussetzungen sind im § 239 Abs. 4 HGB und
Abschnitt 29 EstR § 146 Abs. 5 AO, § 147 Abs. 2 AO reglementiert. Handelsrechtliche Relevanz haben u. a. §§ 238 Abs. 2, 239 Abs. 4, 257 und 261 HGB, die zusammengefasst folgende Anforderungen formulieren:

• Die buchführungspflichtigen Geschäftsfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein und sich in ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion).
• Die Geschäftsfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und demnach ein Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist (Kontenfunktion).
• Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten erfolgen. Die Konten müssen fortgeschrieben werden nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen. Diese müssen alle jederzeit darstellbar und lesbar gemacht werden können.
• Einem sachverständigen Dritten muss es möglich sein, sich in angemessener Zeit mit dem Buchführungsverfahren vertraut zu machen, damit er sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann.
• Das Verfahren der DV-gestützten Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweisen, verständlich und nachvollziehbar machen.
• Eine Programmidentität muss dahingehend gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten entspricht.

Zuerst gilt es, sich einen Überblick über bestehende Verfahrensanweisungen hinsichtlich der benannten Vorgaben in Ihrem Unternehmen zu verschaffen.

Das Verfahren für die Wiedergabe ist vom Buchführungspflichtigen in einer Arbeitsanweisung. schriftlich zu fixieren, die Verantwortlichkeit verbleibt beim Buchführungspflichtigen (§ 238 HGB),
ungeachtet des Einsatzes von Fremdfirmen oder Fremdsystemen. Die inhaltliche Konsistenz der Wiedergabe aller Daten mit den gespeicherten Medien muss durch das jeweilige Archivierungsverfahren gewährleistet sein. Dabei muss ebenfalls eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe im Hinblick auf die Übereinstimmung mit Originalbelegen sichergestellt sein.
Bei Datensicherungsprozeduren sollte auf eine periodische Systematik geachtet werden.

Die Herstellung von Sicherheitskopien gilt als obligat, ebenso wie die Aufbewahrung an sicheren Standorten, die einen Schutz vor Vernichtung, Diebstahl, unberechtigten Zugriffen oder Verlust gewährleisten müssen.
Hier bedarf es eines umfassenden Datensicherungskonzeptes, in dem sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch das Bundesdatenschutzgesetz eine Umsetzung erfahren.

Durch die Neufassung von § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB hat sich die Aufbewahrungspflicht von Buchungsbelegen von sechs auf zehn Jahre verlängert.
Sofern in anderen Gesetzesbestimmungen andere Aufbewahrungsfristen festgelegt sind, gelten diese. Davon nicht betroffen sind Reglementierungen außersteuerlicher Gesetze.

Zu den Buchungsbelegen zählen:

• Auftragszettel
• Bankauszüge
• Betriebskostenrechnungen
• Bewertungsunterlagen
• Buchungsanweisungen
• Gehaltslisten
• Kassenberichte
• Lieferscheine
• Portokassenberichte
• Quittungen
• Rechnungen
• Warenbestandsaufnahmen

Die Verfahrensdokumentation zur DV-Buchführung zählt zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen laut § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO.
Somit ist diese grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.
Das gilt auch für die Teile der Verfahrensdokumentation, denen Belegfunktion zukommt.
Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem rechnungslegungsrelevante Daten erfasst wurden, entstanden sind oder aber bearbeitet wurden.
Prüfen Sie mittels Sichtung vorhandener Unterlagen und Durchführung von Informationsgesprächen die Umsetzungsanweisungen benannter Jurisdiktionen unter Berücksichtigung progressiver Aktualisierungsanforderungen.
Auf weitere relevante gesetzliche Bestimmungen wird im Einzelnen verwiesen.

Um eine effiziente FI-Prüfung durchführen zu können, bedarf es umfangreicher Vorbereitungstätigkeiten.
Definieren Sie vorab Ihren Prüfungsumfang und Ihre Fragestellungen. Für effizientes Zeitmanagement ist es dienlich, eine Prüfcheckliste, in der alle relevanten Prüfungshandlungen aufgeführt sind, im Vorfeld zu verfassen.
Hilfreich ist es, in der Checkliste Lokalisationen, Ordnungsmäßigkeitsvorgaben und Empfehlungen ergänzend zu dokumentieren.

Nehmen Sie exakte terminliche Abstimmungen mit allen an der Prüfung Beteiligten vor. Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen alle potenziellen Gesprächspartner, mit ihren Tätigkeitsprofilen, benannt sind.
Planen Sie Termine für Detailgespräche ein. Viele Fragestellungen lassen sich nur im Zuge der Prüfung suffizient eruieren. Bereits im Vorfeld sollten Sie sich ebenfalls über vorhandene Verfahrensanweisungen und Dokumentationen einen aktuellen Überblick verschaffen. Aus diesen können Sie für viele Bereiche entsprechende Soll-Vorgaben für Ihren Ist-Abgleich extrahieren. Die eigentliche Prüfungshandlung sollte stets damit beginnen, sich einen detaillierten Überblick über die Abbildung des Unternehmens im R/3™ System zu verschaffen.

erschienen in der Zeitschrift ReVision Ausgabe IV/2001

Weiterzulesen im Anhang: